Dans le cadre d’une entreprise, il arrive rarement que le service arrive à répondre immédiatement à chaque appel. Toutefois, les clients et les collaborateurs ont généralement peu de patience. En effet, le temps d’attente moyenne est généralement de 2 ou 3 minutes. Pourtant, un appel manqué peut représenter un contrat, une collaboration ou une vente manquée. À cet effet, une perte de chiffre d’affaires peut éventuellement découler des appels non décrochés au sein d’une entreprise. Heureusement, même si vous êtes débordé, il existe des solutions pour réduire les appels manqués, ce qui vous évitera de perdre des clients et du chiffre. Pour davantage d’informations à ce sujet, suivez cet article.
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Éviter de laisser le client sans réponse
Quel que soit le service concerné au sein d’une entreprise, l’idéal est de ne pas laisser le téléphone sonner plus de trois fois. Autrement, le client risque de raccrocher. De fait, la majorité des entreprises sont difficiles à joindre lors des heures de bureau. Pourtant cela leur fait perdre du chiffre d’affaires, puisque près de 30 % des clients qui ne peuvent pas les joindre veulent prendre rendez-vous ou réaliser une réservation.
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Dans ce contexte, la meilleure technique s’avère de mettre en place un agenda de disponibilités. Avec ce dernier, vous pourrez définir précisément à quel moment vous êtes joignable par téléphone pendant la journée. Pour chaque intervalle de disponibilité, vous aurez la possibilité de configurer un numéro de redirection. De cette façon, vous réduirez considérablement les appels sans réponse.
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Tenir compte de la messagerie
En principe, lorsque vous êtes au sein d’une entreprise, vous êtes débordé durant la majorité du temps. À cet effet, vous ne serez pas toujours présent pour répondre directement à tous les appels. Aussi, pour éviter que les appels non décrochés aient une répercussion notable sur votre chiffre d’affaires, vous pouvez laisser aux appelants la possibilité de laisser un message vocal.
Vous pouvez notamment enregistrer un message d’accueil personnalisé et rappeler le client le jour même pour lui faire savoir que vous avez eu son message. Techniquement, il ne s’agit pas de réduire les appels non décrochés, mais plutôt de réduire les répercussions sur vos comptes. De plus, avec les systèmes téléphoniques modernes, quel que soit le nombre de clients qui appellent en même temps, tout le monde peut laisser un message. Vous aurez ainsi connaissance de l’urgence de certains appels.
Rester joignable en permanence sur un numéro
Un autre moyen de réduire radicalement le nombre d’appels non décrochés en entreprise est de rester joignable en permanence sur un seul numéro. Cela est surtout valable lorsque vous êtes en déplacement. Il est important de noter qu’il est possible de transférer votre numéro fixe vers votre numéro mobile ou celui de vos collaborateurs pour faciliter la procédure. Aussi, pour joindre l’entreprise, vous ne devez généralement laisser qu’un seul numéro fixe. Autrement, vous pouvez opter pour un outil de gestion des appels. Cela vous évitera notamment de perdre des clients, puisque tous les appels destinés à l’entreprise seront traités.
